Băn khoăn với hóa đơn điện tử

Bối cảnh thương mại điện tử phát triển đòi hỏi áp dụng hóa đơn điện tử.

Thắc mắc sử dụng và lưu trữ

Bộ Tài chính vừa ra hướng dẫn, từ ngày 1/11/2018 phải sử dụng HĐĐT khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Theo quy định, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định 119, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Mặc dù, được khuyến khích và tuyên truyền sử dụng HĐĐT, song nhiều doanh nghiệp (DN) chưa áp dụng vì vẫn quen với cách thức dùng hóa đơn giấy. Ngoài ra, không ít DN gặp khó với HĐĐT, đồng thời thắc mắc về việc lưu hóa đơn chứng từ từ HĐĐT. Công ty TNHH Vina Poods Kyoei thắc mắc, khi chuyển đổi HĐĐT thành hoá đơn giấy để lưu chứng từ, người thực hiện chuyển đổi cần có giấy uỷ quyền để được ký vào vị trí của người chuyển đổi hay không? Đối với HĐĐT của nhà cung cấp khi chuyển đổi thành hóa đơn giấy để kẹp vào chứng từ thanh toán, vậy trên hoá đơn đó có bắt buộc để dòng hoá đơn chuyển đổi từ HĐĐT?

Tuơng tự, Công ty TNHH MTV Tổng công ty 28 băn khoăn, đối với đơn vị mua hàng vẫn đang sử dụng hoá đơn bán hàng theo mẫu tự in thì cách lưu trữ HĐĐT của người bán hàng như thế nào là hợp lệ? Có cần phải in hoá đơn chuyển đổi ký tên người bán và đóng dấu của Công ty ra bản giấy hay không? Cũng liên quan đến HĐĐT, một số DN cho biết, đến thời điểm này DN vẫn chưa rõ quy định định dạng file HĐĐT.

Giải đáp vướng mắc về HĐĐT cho DN, lãnh đạo Cục Thuế TPHCM cho biết, đối với các DN mua hàng có sử dụng HĐĐT thì cũng không cần chuyển đổi ra hoá đơn giấy mà dùng luôn HĐĐT để kê khai thuế. Tuy nhiên, nếu in HĐĐT thành hóa đơn giấy sẽ phải ghi rõ là hoá đơn chuyển đổi. Trường hợp, công ty chuyển đổi HĐĐT (bán ra, mua vào) sang hoá đơn giấy để phục vụ lưu trữ vào chứng từ kế toán bắt buộc trên hoá đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. Người thực hiện chuyển đổi không cần phải có giấy ủy quyền.

Hộ kinh doanh cũng dùng HĐĐT

Liên quan đến lưu trữ HĐĐT, ông Nguyễn Nam Bình - Phó cục trưởng Cục Thuế TPHCM cho biết, DN nhận HĐĐT từ các nhà cung cấp phải thực hiện lưu trữ các hóa đơn này bằng các hình thức đơn giản như sử dụng USB, ổ đĩa... để có thể tiện sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.

“Theo tôi, DN nên lưu giữ các hóa đơn một cách cẩn thận, tốt nhất nên lưu trữ ở hai nơi tránh trường hợp bị thất lạc sẽ không còn mã để truy cập. Bên cạnh đó, HĐĐT cũng phải lưu giữ để làm căn cứ cho DN thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định” - ông Bình chỉ dẫn.

Nhằm tạo thuận lợi cho DN khi sử dụng HĐĐT trong lúc lưu thông hàng hóa trên đường Cục Thuế TPHCM thông tin, muốn thuận tiện và tiết kiệm chi phí in ấn khi cần kiểm tra đột xuất đối với hàng hóa đang lưu thông DN có thể xuất trình HĐĐT trên các phương tiện như: iPad, điện thoại để trình báo các cơ quan chức năng. Tuy nhiên, việc trình báo các hóa đơn này phải được thực hiện đầy đủ để cơ quan chức năng có cơ sở xác minh nguồn gốc hàng hóa.

Không chỉ áp dụng HĐĐT đối với DN, Nghị định 119 cũng quy định rõ hộ, cá nhân kinh doanh cũng thực hiện chuyển đổi sang sử dụn HĐĐT. Cụ thể, các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định. Như vậy ngay trong tháng 11, 12/2018 nếu các hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực này có máy tính tiền thì áp dụng thí điểm HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Theo quy định, Nghị định 119 bắt đầu có hiệu lực từ ngày 1/11/2018. Tuy nhiên, nhằm tạo thuận lợi cho việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cơ quan quản lý đưa ra thời hạn 24 tháng (từ ngày 1/11/2018 đến ngày 1/11/2020). Đây là thời gian để DN chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất và con người để áp dụng HĐĐT.

* Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.