Hạch toán kinh doanh vào chi phí hợp lý cần những giấy tờ gì?

Công ty của bà Nguyễn Thị Yến (Thanh Hóa) thuê một cá nhân khoan khảo sát địa chất. Theo quy định, nếu thuê dịch vụ của cá nhân có thu nhập ít hơn 100 triệu đồng/năm thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ. Bà Yến hỏi, làm thế nào để xác minh cá nhân đó có thu nhập dưới 100 triệu đồng/năm?

Bà Yến cũng muốn biết, công ty của bà cần có những hồ sơ gì để đưa chi phí khoan khảo sát địa chất nêu trên vào chi phí hợp lý?

Chi cục Thuế TP Thanh Hóa – tỉnh Thanh Hóa có ý kiến như sau:

Về mặt nguyên tắc, cá nhân kinh doanh phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định doanh thu tính thuế trong năm để làm cơ sở xác định số thuế phải nộp. Việc xác định doanh thu được căn cứ theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 2 và Tiết a.1, Điểm a, Khoản 2, Điều 3, Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính.

Trường hợp cá nhân kinh doanh không xác định được doanh thu tính thuế hoặc xác định không phù hợp với thực tế thì cơ quan thuế có thẩm quyền ấn định doanh thu tính thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và cá nhân đó phải bị xử lý vi phạm pháp luật về thuế.

Tại Điểm 2.4, Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

"2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:...

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế".

Do đó, trường hợp công ty có thuê một cá nhân khoan khảo sát địa chất, nếu cá nhân đó là cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm) thì hồ sơ để chi phí khoan khảo sát địa chất được tính vào chi phí hợp lý là: Hợp đồng thuê khoan khảo sát địa chất, chứng từ trả tiền thuê, Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.