Quy định chi công tác phí thế nào là hợp lý trong DN?

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế DV là công ty TNHH hai thành viên có vốn góp của tư nhân. Vừa qua, Giám đốc Công ty có đi công tác tại Bình Dương để tham dự Triển lãm Công nghiệp và Sản xuất năm 2017 và gặp gỡ một số đối tác tại TP. Hồ Chí Minh nhằm phát triển tình hình kinh doanh của Công ty. Trong quá trình đi công tác có phát sinh các chi phí thực tế như sau:

- Chi phí vé máy bay, cước hành lý có hóa đơn và vé máy bay kèm theo.

- Chi phí thuê khách sạn tại TP. Hồ Chí Minh có hóa đơn hợp lệ theo quy định.

- Chi phí đi lại (bằng phương tiện taxi, uber, grab) tại TP. Hồ Chí Minh được khoán dựa trên quy chế của Công ty.

Đây là những khoản chi thực tế liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Công ty hỏi, Công ty cần phải chuẩn bị những chứng từ, giấy tờ gì cung cấp cho cơ quan thuế để đưa các chi phí trên vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp?

Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:

"Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:…

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”.

Như vậy tại văn bản quy phạm pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành đã quy định cụ thể điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phụ cấp, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác.

Căn cứ điều kiện thực tế, đề nghị Công ty liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn thực hiện theo quy định.

PV (theo VGP)