Hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định
Đây là một trong những nội dung đáng chú ý của Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Cụ thể, để có căn cứ xử lý thống nhất đối với văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định rõ: Các giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn thi hành thì không có giá trị pháp lý; đồng thời quy định trách nhiệm đăng tải thông tin về những giấy tờ, văn bản này.
Trước đó Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định về việc nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định thì sẽ thực hiện khắc phục sai sót như thế nào, gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực. Khi phát hiện có sai sót trong chứng thực, chủ yếu các cơ quan thực hiện chứng thực đều cố gắng thực hiện thu hồi văn bản đã được chứng thực sai quy định một cách cơ học, điều này là rất khó thực hiện đối với mọi trường hợp (đặc biệt là đối với chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch), dẫn đến một số cơ quan thực hiện chứng thực dù phát hiện có sai sót nhưng bỏ qua, không thực hiện bất kỳ động thái nào để khắc phục, dẫn đến văn bản đã được chứng thực sai quy định vẫn được sử dụng trong các giao dịch hành chính, dân sự, tiềm ẩn rủi ro cho cả các cơ quan nhà nước và các tổ chức, cá nhân.
Đáng chú ý, hiện nay theo quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính đều đã triển khai thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Với cơ chế này, người yêu cầu chứng thực sẽ nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông mà không nộp trực tiếp cho người thực hiện chứng thực (Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã) nên không thể thực hiện ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người thực hiện chứng thực.Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có hướng dẫn về trình tự, thủ tục ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ (người yêu cầu chứng thực ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ và công chức tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch) trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông dẫn đến các cơ quan thực hiện chứng thực lúng túng trong việc thực hiện.
Vì vậy, để áp dụng thống nhất, cũng như giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có căn cứ pháp lý khi thực hiện giải quyết thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khi áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, giấy tờ và cũng ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.