Đà Nẵng: Nhân rộng sáng kiến “Hẹn giờ thông minh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến kết hợp AI Chatbot 24/7”
Sáng kiến “Hẹn giờ thông minh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến kết hợp AI Chatbot 24/7” giúp công dân tiết kiệm thời gian chuẩn bị giấy tờ, theo dõi quá trình giải quyết, đánh giá mức hài lòng, được TP Đà Nẵng chọn là mô hình Dân vận khéo tiêu biểu và giới thiệu nhân rộng.
Ngày 9/9 tại phường Hòa Khánh TP Đà Nẵng, đại biểu 93 xã, phường và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố, các sở, ban, ngành dự hội nghị chia sẻ kinh nghiệm, học tập và triển khai nhân rộng mô hình chuyển đổi số “Hẹn giờ thông minh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến kết hợp AI Chatbot 24/7” của phường Hòa Khánh.
Hội nghị giới thiệu cách làm, quy trình vận hành, tiện ích, kết quả thực tiễn và khả năng nhân rộng mô hình; hướng dẫn, trải nghiệm các chức năng lấy số tại chỗ, hẹn giờ từ xa, tra cứu thông tin, hỏi đáp thủ tục hành chính qua Trợ lý AI DANANG.
Đặc biệt là chức năng ưu tiên đối tượng chính sách, khảo sát hài lòng, chống lấy số ảo/giữ chỗ, hỗ trợ cán bộ thống kê, báo cáo tổng hợp; thảo luận, trao đổi.
Bà Trịnh Thanh Hương, Phó Trưởng Phòng Văn hóa – Xã hội phường Hòa Khánh báo cáo, sáng kiến hẹn giờ giải quyết thủ tục hành chính được UBND quận Liên Chiểu (trước đây) thử nghiệm từ năm 2023.
Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, phường Hòa Khánh tiếp tục kế thừa, mở rộng và là địa phương đầu tiên của TP Đà Nẵng hoàn thiện, triển khai hiệu quả mô hình “Hẹn giờ giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến kết hợp AI Chatbot 24/7”.
Mô hình đưa toàn bộ việc lấy số, hẹn giờ, theo dõi tình trạng giải quyết và hỏi đáp thủ tục hành chính lên thiết bị di động của người dân. Người dân không cần cài ứng dụng, không cần tài khoản, mà thông qua mã QR (công khai qua Zalo phường, cổng thông tin điện tử, tờ rơi, bảng tin khu dân cư, màn hình tại Trung tâm, truy cập qua trợ lý AI Đà Nẵng).
Trợ lý AI được tích hợp trực tiếp vào phiếu điện tử, phiếu hẹn giờ và bảng điện tử, người dân có thể hỏi đáp và được hướng dẫn làm thủ tục từ xa, trước khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công; đồng thời theo dõi giao dịch trên điện thoại, đánh giá mức độ hài lòng…
Cán bộ có thêm công cụ hỗ trợ tiếp nhận, điều phối và thống kê, báo cáo, làm việc khoa học, minh bạch và hiệu quả.
Hệ thống còn có chức năng nhắc lịch giao dịch, nhưng nếu người dân không xác nhận khi đến giờ hẹn, hệ thống sẽ bỏ qua lượt để phục vụ liên tục người tiếp theo.
“Hệ thống mang lại 4 giá trị: trợ lý AI giúp người dân chuẩn bị đủ giấy tờ, chỉ đi 1 lần để giải quyết thủ tục; hỗ trợ 24/7; giảm tải cho đội ngũ hướng dẫn; đặc biệt nhân văn khi có chức năng ưu tiên người có công, người cao tuổi, thai phụ, người khuyết tật. Đối với cán bộ giúp tiết kiệm thời gian tra cứu hồ sơ; trả lời người dân thống nhất, có căn cứ; giải quyết công việc xuyên suốt dù luân chuyển cán bộ…”, bà Trịnh Thanh Hương nói.
Ngoài ra, hệ thống thông minh chống lấy số ảo để giữ chỗ nhiều lần bằng mã QR động được hệ thống thay đổi và cập nhật liên tục theo thời gian thực; mỗi thiết bị chỉ lấy được duy nhất 1 số trong một khung thời gian do đơn vị tự cấu hình, đảm bảo công bằng cho mọi người, không để trống quầy và giúp lãnh đạo điều tiết nhân sự khi cao điểm, thấp điểm.
“Hẹn giờ thông minh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến kết hợp AI Chatbot 24/7 của phường Hòa Khánh được TP Đà Nẵng chọn là 1 trong 20 mô hình Dân vận khéo tiêu biểu giai đoạn 2023 – 2025 và được giới thiệu nhân rộng. Trong hơn 1 năm qua hệ thống hoạt động liên tục, không bị gián đoạn, đã phục vụ 112.577 lượt, có 23.268 lượt theo dõi, tra cứu từ xa, 5.521 lượt hỏi đáp qua trợ lý AI, cho thấy hệ thống vận hành hiệu quả, đáp ứng nhu cầu lớn và phục vụ đắc lực của tổ chức, công dân”, bà Trịnh Thanh Hương cho biết thêm.
Qua thống kê trên hệ thống và khảo sát, nhận góp ý từ công dân, xác định mô hình “Hẹn giờ thông minh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến kết hợp AI Chatbot 24/7” đã giúp công dân tiết kiệm 1-2 giờ đồng hồ mỗi lần làm thủ tục nhờ chủ động canh thời gian, không chờ đợi tại trung tâm.
Ông Huỳnh Anh Vũ, Chủ tịch UBND phường Hòa Khánh chia sẻ: “Phương pháp khoa học kết hợp chuyển đổi số đã giải quyết vấn đề sát sườn: người dân ít đi lại, ít chờ đợi, tiếp cận thủ tục dễ dàng, giảm chi phí cho doanh nghiệp và tiết kiệm thời gian cho cả cán bộ. Phường Hòa Khánh sẵn sàng chia sẻ mô hình, tiếp thu phản biện để cải tiến, để mỗi địa phương, đơn vị tùy theo điều kiện hạ tầng, nhân lực và nhu cầu có thể áp dụng nhanh, hiệu quả”.