Hồ sơ nhân sự

Bắc Phong• 21/05/2022 07:10

Thời gian qua, việc triển khai cấp căn cước công dân có gắn chip, tích hợp nhiều thông tin cơ bản đối với từng người dân được dư luận đánh giá cao. Không chỉ đỡ cho người dân phải “thủ sẵn” nhiều loại giấy tờ, mà các cơ quan quản lý hành chính cũng giảm được khối lượng hồ sơ phải lưu trữ. Nay, Bộ Nội vụ có Dự thảo Thông tư quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, trong đó có đề xuất bảo quản vĩnh viễn hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, đã nhận được nhiều quan tâm của dư luận.

Dự thảo Thông tư của Bộ Nội vụ đối với tài liệu cán bộ gồm hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức; hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; báo cáo thống kê danh sách cán bộ bảo quản 70 năm. Thông tư cũng quy định rõ đối tượng áp dụng; chỉ rõ những hồ sơ tài liệu nào thời hạn bảo quản 20 năm, 10 năm, 5 năm.

Đây là công việc hành chính bao phủ diện rộng, nhiều nội dung. Ở đây, xin giới hạn bài viết về việc bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan nhà nước - vấn đề rất thiết thực đối với từng cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức cũng như công tác cán bộ. Hồ sơ nhân sự bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình sống và hoạt động của từng con người cụ thể. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự và sử dụng nó ra sao lại vẫn là vấn đề, vì rằng nó là một loại tài liệu rất đặc thù, rất riêng về từng con người cụ thể. Hồ sơ nhân sự có giá trị đặc biệt, phục vụ cho nhiệm vụ quản lý của cơ quan, tổ chức trong một thời gian tương đối dài; là cơ sở quan trọng để xem xét, đánh giá con người, nhất là khi bố trí, điều động, đề bạt vào những vị trí công việc thích hợp.

Theo quy định hiện hành, nếu cá nhân chấm dứt thời gian làm việc ở cơ quan, tổ chức nào (như nghỉ hưu, nghỉ mất sức… theo chế độ) thì hồ sơ nhân sự của người đó sẽ được bảo quản cố định tại cơ quan cho đến khi được phép đánh giá loại hủy. Thời gian bảo quản 75 năm kể từ ngày sinh của cá nhân đó.

Nhìn chung, hồ sơ nhân sự (hay còn gọi là hồ sơ cá nhân) được tổ chức cơ quan lưu giữ, bảo quản, có bổ sung khi xuất hiện những tình huống phát sinh. Nó không thể tự ý sửa đổi, thêm bớt để làm “đẹp lý lịch”, tránh trường hợp khai man, sửa chữa, thông đồng với người bảo quản hồ sơ để thay đổi năm sinh, loại những gì bất lợi (kỉ luật).

Về tuổi khai sinh, cũng đã có không ít trường hợp rút tuổi vì mục đích cá nhân đã bị phát hiện, làm phức tạp vấn đề. Vì thế, ngày 17/8/2016, Ban Bí thư đã có Kết luận (số 13-TB/TW) về xác định tuổi của đảng viên, theo đó: “...Việc sửa lại tuổi của một số cán bộ, đảng viên, nhất là vào thời điểm chuẩn bị đại hội Đảng, bầu cử Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp hoặc trước khi xem xét quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử và khi cán bộ chuẩn bị đến tuổi nghỉ hưu... đã gây ra những khó khăn, vướng mắc, bất cập đối với các cấp uỷ, tổ chức đảng và cơ quan, đơn vị ở các cấp trong công tác cán bộ; đồng thời tạo ra dư luận không tốt trong đội ngũ cán bộ, đảng viên và nhân dân”. Vì vậy, Ban Bí thư nêu rõ: “Kể từ ngày 18/8/2016, không xem xét điều chỉnh tuổi của đảng viên mà thống nhất xác định tuổi của đảng viên theo tuổi khai trong hồ sơ Lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng”.

Đến nay, với Dự thảo Thông tư của Bộ Nội vụ đối với tài liệu, hồ sơ cán bộ, hy vọng công tác quan trọng này sẽ tốt hơn. Nhiều ý kiến cho rằng, đối với hồ sơ nhân sự, khi lập, lưu trữ, bảo quản trong bối cảnh hiện nay cần khai thác triệt để nền tảng công nghệ, lưu trữ bằng phương pháp mới để rõ ràng, minh bạch và hệ thống hóa một cách khoa học. Khi cần thiết có thể kiểm tra, xác minh được ngay mà không tốn thời gian và hồ sơ cũng không bị thất lạc.

Tuy nhiên, như đã nói, hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù và rất quan trọng, vì vậy việc người lập hồ sơ, lưu giữ, bảo quản nó phải rất trung thực, không bị mua chuộc hoặc theo lệnh mà thay đổi hồ sơ. Cho dù đó là hồ sơ bản giấy hay là hồ sơ bản điện tử.