VNPT phát triển 2 ứng dụng hướng tới Chính phủ không giấy tờ

Nhằm đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực chính quyền điện tử, Tập đoàn VNPT đã nghiên cứu và phát triển 2 ứng dụng CNTT: ứng dụng e-Cabinet “Phòng họp không giấy tờ” (theo Đề án của Chính phủ) và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” được xây dựng riêng cho UBND TP HCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của chính quyền từ cấp thành phố tới cấp xã/huyện. Hai ứng dụng này sẽ chính thức ra mắt tại UBND TP HCM ngày 25/6 tới.

Giải pháp VNPT e-Cabinet được triển khai trên hạ tầng điện toán đám mây tại các trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn Uptime Tier3 hàng đầu của VNPT. Nhờ đó, các dữ liệu luôn đảm bảo sẵn sàng, an toàn, đồng thời được bảo mật ở mức độ cao nhất. Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc tiên tiến, trang bị nhiều tính năng và công cụ cập nhật, qua đó mang đến nhiều lợi ích cho đơn vị sử dụng.

VNPT e-Cabinet bao gồm: hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ. Ứng dụng được xây dựng chuyên nghiệp và bài bản, đảm bảo phục vụ công tác điều hành và theo dõi nội dung cuộc họp của lãnh đạo và các đại biểu từ trước – trong và sau phiên họp. Cụ thể:

Trước phiên họp: Nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các câu hỏi ý kiến của Đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Trong phiên họp: Đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài) kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và thời gian thao tác tính bằng đơn vị giây. Bên cạnh đó VNPT e-Cabinet tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile nhằm tăng cường tính pháp lý… Qua đó, giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng. Ngoài ra VNPT e-Cabinet còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.

Sau phiên họp: Các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng. Việc xử lý, thu hồi hoặc tiêu hủy tài liệu số sau phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với các tác vụ tương tự trên tài liệu giấy.

Toàn bộ Quy trình nghiệp vụ VNPT e-Cabinet tuân thủ theo các quy định về chế độ họp, phiên họp của nhà nước và UBND TP HCM. Bên cạnh giải pháp nâng cao hiệu quả các phiên họp, VNPT cũng phát triển ứng dụng riêng cho UBND TP HCM nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đôn đốc công việc tại các cấp.

Ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp. Ứng dụng còn sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

Các tính năng nổi bật của ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” bao gồm:

- Trao đổi, giao việc tức thời: cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách.

- Nhắc nhở công việc: hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý.

- Quản lý công việc: ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc.

- Trợ lý ảo: hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin

- Tính năng nâng cao: tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác

Ứng dụng tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng; nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Các dữ liệu đều được lưu và bảo mật tại Trung tâm dữ liệu của VNPT. Với sự hỗ trợ của “thư ký riêng” này, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước. Các giải pháp của VNPT sẽ được triển khai tại 24 quận, huyện và 31 Sở/Ban/Ngành của TP HCM.