Đưa tài liệu lưu trữ đến gần công chúng

Theo thống kê của phòng Quản lý Văn thư (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước), lưu trữ lịch sử nhà nước ở Trung ương hiện có 33.000m giá tài liệu, 1.000 phông tài liệu lưu trữ; còn tại lưu trữ lịch sử của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đang có 68.000m giá, 3.317 phông tài liệu, đã phản ánh toàn bộ đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của nước ta từ thế kỷ XIX đến nay. Đáng chú ý có 2 di sản tư liệu thế giới, 2 bảo vật quốc gia.

Bà Mai Thu Hiền - Trưởng phòng Quản lý Văn thư, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho rằng, sự chủ động, chuẩn bị các điều kiện công bố tài liệu lưu trữ là hoàn toàn khả thi.

Ông Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết, công bố tài liệu lưu trữ cũng là một trong những mục tiêu nhằm phát huy giá trị tài liệu.

Hiện nay, việc đưa thông tin, giá trị tài liệu ra xã hội không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ của những người làm lưu trữ mà là đòi hỏi của công luận, của các phương tiện truyền thông. Nhận thức được đầy đủ các nhu cầu, yêu cầu đó, những người làm công tác lưu trữ luôn sẵn sàng đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ công chúng.

“Giá trị lịch sử, văn hóa, chính trị... của tài liệu lưu trữ cần phải được đưa vào đời sống xã hội và vì sự phát triển của dân tộc, cần được biến thành những viên kim cương trong dòng chảy lịch sử. Đó chính là sứ mệnh cao cả nhất và quan trọng nhất của những người làm lưu trữ” - ông Tùng nhấn mạnh.

Bà Đỗ Hoàng Anh - Trưởng phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) cho biết, Trung tâm đã có 40 năm tổ chức công bố tài liệu. Các hình thức công bố phổ biến là viết bài, trưng bày, triển lãm, phim, clip. Đặc biệt gần đây, trung tâm cũng ứng dụng chuyển đổi số trong công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ quốc gia.

Tuy nhiên, trong quá trình phát huy những giá trị của tài liệu lưu trữ, nhiều vướng mắc còn tồn tại trong công tác sưu tầm tư liệu, tổ chức trưng bày. Không ít địa phương muốn tổ chức trưng bày nhưng lại không đủ tài liệu. Nhiều tài liệu quý thuộc sở hữu cá nhân, đang thuộc sở hữu của các gia đình, dòng họ mà ít được biết đến vì thế rất khó khăn trong việc tập hợp lại trong một nhóm đề tài. Do có những tài liệu không được bảo quản đúng cách nên đã rơi vào tình trạng có dấu hiệu hư hỏng.

Bên cạnh đó, điều đáng quan tâm nhất đó là nhiều đơn vị có tài liệu mà chưa biết xử lý thông tin, tổ chức trưng bày sao cho đạt hiệu quả cao, bởi khó có thể truy nguyên được đầy đủ thông tin về các nguồn tư liệu lưu trữ ấy. Thêm vào đó, nhiều tài liệu quý đều được biên soạn bằng chữ Hán, chữ Nôm và tiếng Pháp. Trong khi, việc dịch thuật, thống kê, lập danh mục thường mất nhiều thời gian và chi phí - đặc biệt là trong bối cảnh kinh phí dành cho nhiệm vụ sưu tầm, công bố tài liệu hạn chế, hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức công tác sưu tầm, công bố tài liệu hiện chưa được đồng bộ.

Bà Đỗ Hoàng Anh cho rằng, hoạt động công bố tài liệu lưu trữ ở nhiều địa phương còn mang tính tự phát, ngắn hạn, phân tán, thụ động, thiếu định hướng chiến lược, để tác động sâu rộng đến xã hội. Từ đó, nhiều giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ chưa được khai thác để phục vụ xã hội một cách đồng bộ và kịp thời.

Vì vậy, theo bà Hoàng Anh, khi lập kế hoạch công bố tài liệu lưu trữ, phía tổ chức nên ưu tiên tập trung vào nhóm chủ đề đang thu hút được lượng lớn khán giả quan tâm trong một thời điểm nhất định. Để người trong cuộc có sự nhanh nhạy trong yêu cầu này, cần chú trọng nâng cao chất lượng nhân lực của ngành lưu trữ qua các chương trình bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo hay học tập kinh nghiệm.

Từ thực tiễn, ông Mai Trường Sinh - Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hà Tĩnh cho rằng, triển lãm trực tuyến là xu hướng tất yếu trong việc chuyển đổi số bởi ưu điểm là không bị giới hạn không gian, thời gian. Cùng với đó, cần hoàn thiện các văn bản pháp lý, thống nhất và có quy định cụ thể về việc sưu tầm, công bố các loại hình tài liệu thuộc phạm vi của cấp, ngành nào.