Hiệu quả từ phòng họp không giấy

Theo đó, tại phòng họp không giấy, người tham gia cuộc họp chỉ cần đem theo máy tính hoặc các thiết bị điện tử nhỏ, gọn, không còn sử dụng nhiều văn bản cồng kềnh như trước đây. Phòng họp không giấy giúp giảm văn bản giấy tờ, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

Hiện nay ở tỉnh Quảng Ngãi, sau cơ quan Tỉnh ủy, huyện Mộ Đức là địa phương đầu tiên triển khai thí điểm mô hình phòng họp không giấy cho một số cuộc họp. Lãnh đạo huyện Mộ Đức cho biết, mô hình phòng họp này đã chính thức áp dụng từ tháng 4/2022. Để thực hiện hiệu quả, huyện đã đầu tư khoảng 500 triệu đồng và trang bị 25 máy tính bảng, sử dụng phần mềm e-Cabinet của VNPT... cùng với đó huyện đã chuẩn bị một phòng họp khang trang, đồng thời ban hành các quy định chung về quản lý, vận hành dành cho các cá nhân, đơn vị được quyền sử dụng.

Ông Võ Việt Cường - Trưởng Phòng Văn hóa - Thông tin huyện Mộ Đức cho biết, để đạt hiệu quả chất lượng, trước mỗi cuộc họp, bộ phận phụ trách chuẩn bị nội dung, tài liệu số liên quan, cập nhật lên hệ thống của e-Cabinet để người dự họp nghiên cứu. Mọi thông tin về cuộc họp gửi sớm cho người được cấp quyền dự họp, xác nhận tham gia, báo vắng hoặc cử người đi thay thế. Việc nhắc nhở trước về thời gian và địa điểm giúp người dự họp không bỏ sót cuộc họp.

Mỗi khi vào cuộc họp, truy cập và đăng nhập hệ thống, người chủ trì hoặc phụ trách nội dung sẽ điểm danh, kiểm tra người tham dự, để nắm được số người tham dự họp, số người nghỉ có lý do hay không. Hệ thống còn có tính năng đăng ký phát biểu, biểu quyết, lãnh đạo và các thành viên thuận lợi trong việc trao đổi, tương tác nội dung, sau khi họp xong, bộ phận tổng hợp phụ trách cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để mọi người nắm rõ.

Theo ông Cường, nếu như những cuộc họp thông thường trước đây, địa phương tốn nhiều thời gian để tổng hợp tài liệu, báo cáo; thực hiện thủ công in ấn, sao chép, phát tài liệu phục vụ đến từng người, đôi lúc bị nhầm lẫn, thiếu thừa. Nếu thiếu thì lại phải in, phải bổ sung, phát lại mất nhiều thời gian, nếu thừa thì gây lãng phí. Khi áp dụng phòng họp không giấy thì đã tinh gọn, không tốn kém những khoản in ấn và thời gian phát tài liệu đến các thành viên dự họp.

Ngay sau khi huyện Mộ Đức triển khai phòng họp không giấy, đến tháng 5/2022, UBND huyện Tư Nghĩa cũng triển khai phòng họp không giấy, sử dụng phần mềm e-Cabinet.

Ông Huỳnh Ngọc Thuận - Trưởng phòng Văn hóa - Thông tin huyện Tư Nghĩa cho biết: “Phòng họp không giấy đã thật sự mang hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn còn gặp khó khăn, đó là thiếu kinh phí dẫn đến hạn chế trong việc mua sắm thiết bị để mở rộng cuộc họp với số lượng lớn. Việc liên thông dữ liệu giữa phần mềm e-Cabinet với một số phần mềm khác chưa đồng bộ. Một số cán bộ, công chức, viên chức còn hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”.

Trao đổi với phóng viên Báo Đại Đoàn Kết, ông Phan Đình Thắng - Trưởng ban Phong trào, Ủy ban MTTQ tỉnh Quảng Ngãi cho biết: “Phòng họp không giấy sử dụng phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp rất hiệu quả, giúp các đại biểu, lãnh đạo cập nhật kịp thời các văn bản và thao tác trong cuộc họp rất nhanh chóng, truyền tải được các nội dung. Tuy nhiên, muốn đạt hiệu quả cao thì ngành chức năng phải tổ chức các buổi tập huấn giúp cho mọi người sử dụng phần mềm trên các thiết bị thông minh được thành tạo tốt hơn”.

Ông Đỗ Quang Nghĩa - Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi cho hay, phòng họp không giấy là sự kết hợp hệ thống phần mềm các thiết bị thông minh để tổ chức các cuộc họp giúp giảm thiểu sử dụng tài liệu giấy, tăng tính hiệu quả trong việc lưu trữ, chia sẻ, khai thác thông tin. Đồng thời, việc triển khai phòng họp không giấy thay đổi phương thức sử dụng tài liệu truyền thống nên người dùng cần tương tác trực tiếp, do đó phù thuộc rất nhiều vào các thành viên tham dự các cuộc họp.

“Việc triển khai hệ thống e-Cabinet tại một số địa phương trong tỉnh như tại 2 huyện: Mộ Đức, Tư Nghĩa bước đầu đã thay đổi thói quen làm việc của cán bộ, công chức trên môi trường mạng, khai thác hệ thống thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động của cấp ủy, chính quyền; đáp ứng yêu cầu và lộ trình phát triển chính quyền điện tử hướng đến chính quyền số” - ông Đỗ Quang Nghĩa - Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi nhấn mạnh.