Nhiều sai sót trong công tác chứng thực

Nhiều sai sót trong sử dụng sổ hộ tịch

Trong năm 2016 Đoàn thanh tra chuyên ngành đã tiến hành thanh tra công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ, UBND phường Đồng Xuân và UBND phường Phúc Tân (thuộc quận Hoàn Kiếm), UBND thị trấn Chúc Sơn và UBND xã Phụng Châu (thuộc huyện Chương Mỹ). Kết quả thanh tra cho thấy, công tác lưu trữ, bảo quản hệ thống Sổ chứng thực và hồ sơ chứng thực tại Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, UBND phường Đồng Xuân và UBND phường Phúc Tân được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, dễ tra cứu.

Tại Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, UBND phường Phúc Tân, UBND phường Đồng Xuân việc thu lệ phí chứng thực được thực hiện đúng quy định. Đặc biệt, tại UBND phường Đồng Xuân đã có sáng kiến trong việc theo dõi số lượng chứng thực bản sao từ bản chính.

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại nhiều sai sót và hạn chế. Cụ thể như không thực hiện khóa Sổ chứng thực của năm cũ và lập sổ mới; sổ chứng thực bản sao từ bản chính có nhiều chỗ bị tẩy xóa, đánh số thứ tự trùng lặp với số chứng thực hoặc để trống số mà không có dấu xác nhận, không đóng dấu giáp lai đầy đủ giữa các trang...

Bên cạnh đó theo quy định tại Khoản 2 Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực trong thời hạn 02 năm, tuy nhiên, tại UBND huyện Chương Mỹ, UBND thị trấn Chúc Sơn đã không thực hiện tốt quy định này.

Không ký hợp đồng vẫn được chứng thực

Theo quy định để thực hiện thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch, trước hết Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật, nếu đủ điều kiện thì lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt, sau đó niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật tại trụ sở Phòng Tư pháp và ký Hợp đồng với cộng tác viên. Đồng thời cộng tác viên dịch thuật phải tuân thủ quy định về đăng ký chữ ký mẫu với Phòng Tư pháp.

Song tại thời điểm thanh tra cho thấy, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ đã không thực hiện các quy định trên đây, bỏ qua toàn bộ quy trình đối với cộng tác viên dịch thuật không kiểm tra chặt chẽ tiêu chuẩn/điều kiện người dịch; không lập danh sách người dịch; không trình Sở Tư pháp phê duyệt; không niêm yết danh sách người dịch tại trụ sở cơ quan.

Trong khi đó, Phòng Tư pháp vẫn ký hợp đồng với một số cộng tác viên để thực hiện chứng thực chữ ký người dịch. Tại thời điểm thanh tra còn cho thấy, Phòng đã thực hiện chứng thực chữ ký người dịch mà không có hợp đồng, không có chữ ký mẫu của người dịch. Một số cộng tác viên không ký hợp đồng dịch thuật với Phòng, không có đăng ký chữ ký mẫu nhiều cộng tác viên không có văn bằng, chứng chỉ để chứng minh trình độ dịch thuật theo quy định của pháp luật.

Kết luận thanh tra cũng chỉ ra những sai sót của một số đơn vị trong việc thu lệ phí, miễn lệ phí chứng thực không đúng quy định. Theo quy định, khi trả kết quả chứng thực và thu lệ phí, Phòng Tư pháp phải đồng thời ghi biên lai thu lệ phí và trả cho người yêu cầu chứng thực nhưng Phòng Tư pháp đã không thực hiện theo quy định mà ghi Biên lai chung, gộp nhiều việc của nhiều ngày vào một biên lai. Việc này gây khó khăn cho việc kiểm tra, kiểm soát, đồng thời với việc ghi-thu không rõ ràng, minh bạch như vậy rất dễ dẫn đến gây thất thoát cho ngân sách nhà nước.

Từ những hạn chế trên, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Bộ Tư pháp Nguyễn Công Khanh đề suất, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những trường hợp vi phạm trong công tác chứng thực, chấn chỉnh, khắc phục những sai sót, hạn chế, gây phiền hà cho người dân khi thực hiện công tác chứng thực.