Sớm số hóa và chuẩn hóa các tài liệu lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho hay, thực hiện yêu cầu của Ban Chỉ đạo Quốc gia về tìm kiếm, quy tập và xác định danh tính hài cốt liệt sĩ năm 2026 và giai đoạn 2026-2030, Cục đã huy động hệ thống các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đồng loạt rà soát, thống kê và khai thác các nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến liệt sĩ, các trận đánh, chiến dịch và những địa bàn hoạt động quân sự trọng điểm.

Trong đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã xây dựng danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu liên quan và hiện quản lý khoảng 200.000 trang tài liệu về công tác khen thưởng huân chương, huy chương đối với liệt sĩ.

Những hồ sơ, kỷ vật và tài liệu lưu trữ đang được Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bảo quản là nguồn căn cứ quan trọng phục vụ công tác xác minh danh tính liệt sĩ. Bà Trần Việt Hoa cho hay, đối với nhiều gia đình, địa phương hoặc cơ quan chức năng khi còn thiếu hoặc chưa có căn cứ xác thực về thông tin liệt sĩ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là địa chỉ quan trọng để đối chiếu, xác minh từ các tài liệu lưu trữ gốc của Nhà nước.

Cụ thể hơn, Trung tâm hiện đang bảo quản hơn 400 phông tài liệu với gần 14.000 mét giá tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung ương, bộ, ngành và các tổ chức qua nhiều thời kỳ. Nguồn tư liệu này phản ánh chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước đối với người có công; hồ sơ công nhận liệt sỹ, cấp Bằng "Tổ quốc ghi công," hồ sơ khen thưởng, tài liệu về các chiến dịch, trận đánh, công tác tiếp viện chiến trường cũng như việc thực hiện chính sách đối với người có công.

Đối với những trường hợp được phong tặng, truy tặng danh hiệu Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, hồ sơ còn lưu giữ các báo cáo thành tích, chiến công cùng nhiều tài liệu có giá trị, phần lớn thuộc Phông Chủ tịch nước. Đây là những nguồn tư liệu quan trọng phục vụ việc nghiên cứu, đối chiếu và xác minh thông tin.

Đặc biệt, Trung tâm đang quản lý khối hồ sơ, kỷ vật của khoảng 72.000 cán bộ đi B, gồm nhiều tài liệu gốc như sơ yếu lý lịch, phiếu cán bộ, thẻ Đảng, quyết định điều động, đơn tình nguyện đi B, nhật ký, thư từ, ảnh, huân chương, huy chương... Đây là nguồn tư liệu quý phục vụ xác minh thông tin về liệt sĩ và thân nhân.

Bà Trần Việt Hoa cho biết, dịp kỷ niệm Ngày Thương binh - Liệt sĩ 27/7 hằng năm, lượng yêu cầu tra cứu tăng rất mạnh. Ngoài việc phục vụ trực tiếp tại phòng đọc, Trung tâm còn tiếp nhận yêu cầu qua email, mạng xã hội và các kênh trực tuyến khác. Ngoài ra, trong thời gian này có rất nhiều gia đình đến hoặc liên hệ với Trung tâm để tra tìm các hồ sơ liên quan đến người có công như tìm hồ sơ, kỷ vật đi B, thông tin liệt sĩ, các quyết định tặng Bằng “Tổ quốc ghi công”, huân, huy chương... Có nhiều trường hợp gia đình chỉ gửi một vài thông tin ban đầu, cán bộ Trung tâm đã khẩn trương kiểm tra, đối chiếu để xác định có hay không hồ sơ lưu trữ, đặc biệt là hồ sơ cán bộ đi B hoặc các kỷ vật liên quan. Không ít trường hợp đã tìm được thông tin mà gia đình chờ đợi nhiều năm. Đối với Trung tâm, mỗi hồ sơ được tìm thấy không đơn thuần là một kết quả nghiệp vụ mà còn góp phần làm vơi đi nỗi mong mỏi của thân nhân liệt sĩ và có ý nghĩa rất lớn trong công tác đền ơn đáp nghĩa.

Trong thời gian tới, việc xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên biệt về hồ sơ liệt sĩ là rất cần thiết. Khi đó, thay vì phải tra cứu thủ công như hiện nay - xác định năm hi sinh, địa phương, cơ quan ban hành quyết định rồi lần lượt tìm theo hệ thống lưu trữ - việc tìm kiếm sẽ nhanh chóng và đầy đủ hơn rất nhiều, tương tự như cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ đi B mà Trung tâm đã xây dựng.

Song khó khăn lớn nhất là nhiều tài liệu vẫn chưa được số hóa nên việc tra cứu chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công. Mỗi yêu cầu tra cứu đều đòi hỏi cán bộ phải trực tiếp vào kho, lấy hồ sơ gốc, rà soát từng tập tài liệu, đọc từng văn bản để xác định thông tin. Đây là công việc rất mất thời gian, đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và tuyệt đối chính xác, bởi những thông tin này sẽ được sử dụng để phục vụ xác minh danh tính liệt sĩ và giải quyết chế độ chính sách đối với người có công.