Họp không giấy tờ

Là kỳ họp HĐND thường kỳ nhưng với một số tỉnh, thành phố thì đây lại là kỳ họp đặc biệt. Điều đặc biệt nằm ở chỗ, ứng dụng phòng họp không giấy tờ đã được HĐND một số nơi như TP Hồ Chí Minh, Thái Bình, Nam Định lựa chọn, sử dụng. Nhờ đó đã thổi một luồng sinh khí mới mẻ vào kỳ họp. Sự mới mẻ đầu tiên là việc sử dụng ứng dụng này thể hiện khát khao đổi mới sáng tạo giúp nâng cao hiệu quả công việc. Sự mới mẻ thứ hai là sẽ giúp giảm tải việc sử dụng giấy tờ- điều này sẽ góp phần bảo vệ cây, bảo vệ rừng, bảo vệ môi trường góp phần chống biến đổi khí hậu. Sự mới mẻ thứ ba là sẽ giúp giảm chi phí in ấn. Cuối cùng, sẽ giúp tiết kiệm ngày công, sức người chỉ để dành cho in tài liệu và nhận, phát tài liệu trong mỗi kỳ họp. Bằng từng ấy điểm mới, điểm ưu việt, rõ ràng, kỳ họp không giấy tờ đang được chào đón, nhân rộng.

Trước đó, trong cuối tháng 6, hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ (e-Cabinet) chính thức được khai trương đưa vào hoạt động. Chính phủ đánh giá, e-Cabinet chính thức đi vào hoạt động sẽ là công cụ quan trọng, góp phần đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử tại Việt Nam, hướng tới phục vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

Cũng không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm trong in ấn, tài liệu, Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) - đơn vị cung cấp giải pháp cho phòng họp không giấy tờ của TP Hồ Chí Minh – nơi mà cả UBND và HĐND đều mới đưa vào sử dụng hệ thống e-Cabinet thông tin cho biết, cơ chế hoạt động của phòng họp được vận hành theo từng bước như: Trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT e-Cabinet để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp. Ngoài ra, còn có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý. Cũng có thể tìm kiếm tài liệu liên quan từ nguồn khác để bổ sung thông tin nhờ khả năng liên kết với kho dữ liệu quốc gia, các trang web của nhiều cơ quan khác. Giống như hệ thống e-Cabinet của Viettel, hệ thống này được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu. Những tài liệu mật hoặc hạn chế người xem sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì tài liệu mới hiện lên… Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng lấy ý kiến và biểu quyết. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết.

Ngay trước khi Chính phủ chính thức đưa vào sử dụng hệ thống e-Cabinet, Văn phòng Chính phủ đã thử nghiệm việc tổ chức xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trên nền điện tử, phi giấy tờ (trừ văn bản mật), hướng tới điều hành công việc thông minh và hiệu quả trên môi trường điện tử trong suốt một năm qua. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng luôn nhấn mạnh, đưa hệ thống e-Cabinet vào triển khai trong thực tế là bước tiến quan trọng hiện thực hóa quyết tâm của Chính phủ và người đứng đầu Chính phủ trong đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử. Chính phủ sẽ tiên phong trong xây dựng Chính phủ phi giấy tờ và lan tỏa mô hình mẫu hiệu quả đến các bộ, ngành, địa phương, với quyết tâm xây dựng một nền hành chính công khai, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, xây dựng thành công Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số trong thời gian sớm nhất. Và điều mà Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ mong muốn đã được thực thi tại 3 địa phương, ngay trong kỳ họp HĐND kể từ đầu tháng 7 tới nay. Nó cho thấy tính hữu hiệu của e-Cabinet đã thực sự lan tỏa và mang đến cho kỳ họp của các tỉnh thành phố kể trên sự đổi mới hiệu quả.

Mô hình họp không giấy nhờ đã được số hóa ở nội dung tài liệu họp, chắc chắn sẽ rút ngắn thời gian họp và trước mắt hiệu quả kinh tế có thể đo đếm được. Thuận lợi ấy rất cần được nhân rộng. Nhiều đại biểu HĐND đã bày tỏ sự đồng tình với đổi mới mang tính cách mạng này của tỉnh, thành phố nơi mình đang là đại biểu đại diện cho quyền, lợi ích hợp pháp của dân. Cũng phải nói thêm rằng, các tài liệu mà các đại biểu HĐND có thể tìm kiếm trên phương tiện điện tử thông minh là chiếc máy tính bảng đã được cập nhật trên trang web của HĐND. Nó đồng nghĩa với việc, người dân cũng hoàn toàn có thể truy cập và tra cứu tài liệu. Điều này sẽ tăng tính minh bạch, công khai của hoạt động HĐND; như vậy nó cũng giúp tăng khả năng giám sát của nhân dân trước công việc của các cơ quan công quyền, các cơ quan dân cử. Hy vọng, tới đây, nhiều cơ quan dân cử sẽ nghiên cứu, nhân rộng mô hình này thay vì chỉ mới có 3 tỉnh, thành phố như hiện nay.