Hướng tới nền hành chính không giấy tờ

Vậy, e-Cabinet là gì, nó có ý nghĩa thế nào đối với Chính phủ điện tử? Cụ thể, hệ thống e-Cabinet được xây dựng với các chức năng cơ bản đáp ứng yêu cầu 5 nhóm nhiệm vụ chính: Quy trình tạo, trình và phê duyệt phiếu lấy ý kiến các thành viên Chính phủ; Quy trình lấy ý kiến và tổng hợp ý kiến của các thành viên Chính phủ; Quy trình chuẩn bị cuộc họp của Chính phủ; Quy trình tổ chức diễn biến cuộc họp Chính phủ; Quy trình ban hành nghị quyết phiên họp Chính phủ. Như vậy, thông qua hệ thống này người họp có thể vắng mặt tại các phiên họp song chỉ cần 1 chiếc điện thoại thông minh hoặc iPad có kết nối mạng thì họ có thể biết, cho ý kiến đóng góp, thậm chí là ký duyệt một số văn bản nào đó.

Với quy trình nhanh gọn như vậy việc họp để đưa ra một quyết định nào đó sẽ trở nên nhanh gọn. Cụ thể, ngay sau lễ khai trương, dưới sự chủ trì của Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc, Chính phủ đã họp phiên đầu tiên thông qua hệ thống e-Cabinet để cho ý kiến về dự thảo nghị quyết xây dựng nghị định quy định định danh và xác thực điện tử. Phiên họp đặc biệt này chỉ trong vòng 10 phút. Ngay sau khi nhận được ý kiến thống nhất của các thành viên dự họp, Thủ tướng đề nghị Văn phòng Chính phủ làm thủ tục trình Thủ tướng ký ban hành nghị quyết này. Chỉ hơn 1 phút sau, thủ tục hoàn thành, Thủ tướng dùng iPad ký phát hành nghị quyết trên nền điện tử ngay lập tức.

Chỉ mất có 10 phút cho một cuộc họp và 1 phút văn bản đã được chuyển đi, điều này khác hẳn với các phiên họp kéo dài mà chưa chắc văn bản đã được ban hành như trước đây, mới thấy tiện ích to lớn của việc ứng dụng công nghệ thông tin, Chính phủ điện tử trong giải quyết công việc.

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng cho hay, mỗi năm, trung bình Chính phủ họp khoảng 12-14 phiên, với khoảng 150 nội dung. Thời gian mỗi phiên họp Chính phủ còn dài (thông thường là 1 ngày, nhiều phiên kéo dài từ 1,5 - 2 ngày). Tại cuộc họp các bộ, cơ quan chủ trì đề án thường trình bày lại báo cáo làm kéo dài thời gian các phiên họp. Trước đây, việc gửi, nhận phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ vẫn thực hiện bằng giấy, chưa được điện tử hóa, tốn kém về in chụp và vận chuyển, thời gian gửi, nhận qua đường công văn chậm (ít nhất là 1-2 ngày), cộng với việc phối hợp xử lý trong nội bộ từng bộ, dẫn đến thời gian trả lời phiếu lấy ý kiến của thành viên Chính phủ có lúc chậm so với quy định 5-7 ngày. Đấy là chưa kể chỉ cần 1 thành viên Chính phủ đi công tác, vắng mặt tại cơ quan thì không thể xử lý được công việc.

Vận hành hệ thống e-Cabinet sẽ làm giảm thời gian, giảm giấy tờ qua đó sẽ tiết kiệm một khoản ngân sách không nhỏ. Tuy nhiên, e-Cabinet không chỉ dừng lại ở lợi ích như vậy, mà mấu chốt quan trọng của việc đưa vào vận hành hệ thống này là Chính phủ đã đưa ra một thông điệp: Chính phủ số, Chính phủ điện tử, nói không với nền hành chính lạc hậu cũ kĩ chậm chạp trước đây, thay vào đó là nền hành chính năng động, minh bạch, phi giấy tờ như người dân hằng mong ước.

Không chấp nhận tư duy làm việc kiểu cũ trong thời đại công nghiệp 4.0, có lẽ chính vì vậy, việc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đi đầu trong việc hình thành nền hành chính không giấy tờ - nền hành chính số - là cơ sở quan trọng để hình thành nền kinh tế số, xã hội số, thúc đẩy mọi hoạt động được tiến hành nhanh hơn, tiện lợi hơn, chính xác hơn, thông minh hơn, minh bạch hơn.

Và tất nhiên không chờ đến e-Cabinet, mới đây, trục liên thông văn bản quốc gia đã được đưa vào vận hành, đặc biệt ngày 12/3/2019, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc đã ký bằng chữ ký số, ban hành quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án Cổng Dịch vụ công quốc gia trên hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc và gửi nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng đã truyền đi thông điệp mạnh mẽ của Chính phủ về quyết tâm cải cách hành chính, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử, loại bỏ dần việc xử lý công việc bằng hệ thống văn bản giấy.

Tuy nhiên, để loại bỏ nền hành chính không giấy tờ là điều không dễ, vẫn còn nhiều khó khăn để đạt đến đích của nền hành chính không giấy tờ bởi nói như Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc, “chuyển sang một phương thức làm việc mới thì bao giờ cũng có nhiều điểm bỡ ngỡ, có khi còn e ngại và thấy khó khăn, những gì chúng ta đã làm quen bấy lâu rồi giờ thay đổi sẽ mất thời gian để làm quen và cần phải cập nhật, đào tạo lại”. Tuy nhiên, chúng ta phải quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử bởi đó là xu thế tất yếu, không ngoại trừ quốc gia nào. Chúng ta muốn xây dựng thành công nền kinh tế số và xã hội số thì trước tiên chúng ta phải có Chính phủ số mà khởi đầu là e-Cabinet.