Hợp đồng lao động điện tử bắt buộc xác thực qua VNeID từ 1/7
Từ ngày 1/7/2026, toàn bộ hợp đồng lao động điện tử sẽ phải thực hiện xác thực thông qua hệ thống định danh điện tử quốc gia VNeID. Quy định mới được đánh giá là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động, góp phần tăng tính minh bạch, chống giả mạo hợp đồng và xây dựng cơ sở dữ liệu lao động đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.
Tất cả hợp đồng điện tử phải được cấp mã ID
Theo Thông tư số 08/2026/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, việc đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia VNeID.
Cụ thể, người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân để xác thực thông tin khi giao kết hợp đồng lao động điện tử. Trong khi đó, doanh nghiệp (DN), cơ quan, tổ chức sử dụng lao động phải sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức để thực hiện ký kết, quản lý và khai thác dữ liệu hợp đồng trên nền tảng số.
Một trong những điểm mới đáng chú ý của quy định là tất cả hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết đều phải gửi về nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã định danh (ID). Theo quy định, mỗi hợp đồng sẽ được cấp một mã ID duy nhất, không trùng lặp và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.
Thông tư quy định cấu trúc mã ID gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó: Ký tự “A” áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 1/7/2026; Ký tự “B” áp dụng với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy; Ký tự “C” áp dụng với hợp đồng điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026. Việc cấp ID được thực hiện tự động trong vòng 24 giờ kể từ khi hệ thống tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hợp đồng không đáp ứng điều kiện về xác thực danh tính, chữ ký số, dấu thời gian hoặc chứng thực thông điệp dữ liệu, hệ thống sẽ tự động từ chối cấp ID và thông báo rõ lý do.
Theo Bộ Nội vụ, việc áp dụng mã định danh thống nhất giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng kết nối, theo dõi và quản lý dữ liệu lao động trên môi trường số, đồng thời hạn chế nguy cơ làm giả hoặc chỉnh sửa trái phép hợp đồng lao động.
Tăng cường bảo mật dữ liệu lao động
Thông tư cũng đặt ra nhiều yêu cầu chặt chẽ về bảo mật và an toàn dữ liệu. Toàn bộ hoạt động kết nối, khai thác, chia sẻ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ thông tin. Mọi hoạt động truy cập, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu đều phải được ghi nhận, giám sát và có khả năng truy vết nhằm bảo đảm an toàn hệ thống và phòng ngừa rò rỉ thông tin. Đáng chú ý, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Trường hợp người lao động và DN ký nhiều hợp đồng liên tiếp thì thời hạn lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.
Việc bắt buộc xác thực hợp đồng lao động điện tử qua VNeID được kỳ vọng sẽ tạo nền tảng quan trọng cho quá trình hiện đại hóa quản trị lao động, giảm thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí cho DN và tăng cường bảo vệ quyền lợi người lao động trong môi trường số.
